Family Tree Maker

Die Hinweise auf dieser Seite können Sie nicht ernst genug nehmen!!!

Für Computerneulinge : Datensicherung bedeutet eine Kopie Ihrer Datenbestände anzulegen. Und: Sicherungskopien werden oft auch Backups oder Safety-Copies genannt.

Wie wichtig ist die Datensicherung?

Die Antwort auf alle drei Fragen lautet "Ja"! 

Datensicherung haben bereits die Kirchenmitarbeiter vor Jahrhunderten betrieben, als sie von Kirchenbüchern Zweitschriften anfertigten, und diese an einem möglichst entfernten und sicheren Lagerort unterbrachten.

Genealogen tragen mit viel Mühe und Geldaufwand Daten zusammen. Rechnen Sie mal aus, wie viel Zeit und Geld Sie bereits in Ihren Datenbestand investiert haben. Wollen Sie, dass diese Arbeit, durch was auch immer, zerstört wird und für immer verloren geht ? Ihre Antwort : "NEIN".

Welche Risiken bedrohen nun Ihre Datenbestände :

1. Höhere Gewalt (Gasexplosion, Erdbeben, Wohnungsbrand, Überschwemmung,...),
2. Kriminalität (Wohnungseinbruch, Computer weg, Disketten weg, Vandalismus, Computerviren),
3. Hardwarefehler (Festplattencrash),
4. Softwarefehler (Betriebssystem oder Anwendungsprogramm),
5. Eingabefehler ("diesen Zweig wirklich löschen ?"),

Ein Datenverlust tritt schneller ein, als man es für möglich hält!

Zu 1) und 2) Die Hausratsversicherung erstattet Ihnen höchstens den Gegenwert des verloren gegangenen Computers, nicht aber das Geld, das Sie in die Forschung gesteckt haben.

Zu 3) Platten gehen wirklich irgendwann plötzlich kaputt, und dann meist richtig. Alle darauf gespeicherten Informationen sind dann für immer verloren!

Zu 4) Keine Software der Welt ist fehlerfrei, höchstens fehlerarm.

Zu 5) Jeder hat mal einen schlechten Tag, an dem einem Fehler unterlaufen können.

Und um das noch mal deutlich zu machen, es betrifft sowohl Ihre genealogischen Familiendateien, als auch alle anderen, wichtigen Dateien auf Ihrem Rechner!

Folgende, zugegebenermaßen aufwendige Sicherung sollte Alltag eines jeden Geschäftsmannes sein!

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Welches Speichermedium sollte ich nutzen?

Eine Sicherungskopie können Sie speichern auf Diskette, CD, in einem Verzeichnis auf derselben Festplatte, einer zweiten eingebauten oder externen Festplatte, online, Memorystick.

Disketten: 

Festplatte:

Memorystick:

Online:

CD-Rom

Hierfür brauchen Sie nicht einmal Familienstammbaum zu starten. Folgen Sie lediglich den Anweisungen Ihrer Brennersoftware und nutzen Sie die reguläre .FTW Datei, nicht die Sicherungsdatei!!!

(eine komprimierte Datei würde lediglich ein weiterer aber unnötiger Schritt in dem Verfahren sein, und würde lediglich einen Sinn ergeben, wenn die Familiendatei gigantische Ausmaße von über 650 MB erreicht hat. Auch das Format .GED wäre ein unnötiger Schritt, der zudem die Gefahr beinhaltet, dass Informationen verlorengehen.)

Ist die CD fertig und Sie benötigen später eine Datei von dieser CD, kopieren Sie die Datei von der CD auf den entsprechenden PC. 

Nutzen Sie die Funktion Datei -- Eigenschaften oder ein DOS-Fenster um die Datei von "schreibgeschützt" auf "Archiv" zu ändern.

Nun können Sie wie gewohnt mit dieser Datei arbeiten.

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Bei Einhaltung folgender Grundregeln , kann Ihren Daten NICHTS passieren :

1. Nach jeder Sitzung, auch wenn Sie nur wenige Daten verändert haben, erstellt Family Tree Maker automatisch eine Sicherungskopie. Allerdings wird diese jedes Mal erneut wieder überschrieben. Hat sich erst einmal ein Fehler eingeschlichen, so können Sie mit etwas Pech eine Sicherungskopie haben, auf der dieser Fehler bereits vorhanden ist. Gewöhnen Sie es sich daher an, in regelmäßigen Abständen ein Backup Ihrer Familiendatei
2. Wenn Sie vollkommen sicher gehen wollen, erstellen Sie jede Sicherung sogar zweimal (auf CD oder Diskette). CD 1 bewahren Sie zuhause auf- CD 2 nehmen Sie mit zur Arbeit oder geben sie irgendwo außer Haus zur Aufbewahrung. Nun kann auch ein Hausbrand oder eine Überflutung diesen Daten nichts anhaben.
3. Sie sollten mindestens drei Speichermedien ( empfohlen werden zehn!) nacheinander mit Backups anlegen, ohne die alte Sicherung zu löschen! Beschriften nicht vergessen. Nach einem Durchlauf (wenn Sie über mindestens drei Sicherungskopien verfügen), überschreibt die nächste Tagessicherung wieder CD Nr.1 (wiederbeschreibbare CDs benutzen!).
4. Datenträger mit Schreibproblemen werfen Sie am besten immer gleich weg.
5. Können Sie zur Zeit nur auf Diskette speichern und passt Ihre Datenbank nicht mehr auf eine Diskette, obwohl die Sicherungskopie von FamilyTreeMakern schon komprimiert ist, versuchen Sie, ein externes, weiteres Komprimierungsprogramm einzusetzen, z.B. WinZip (R) (erhältlich unter http://www.winzip.com) . Ist auch das Ergebnis dieser Komprimierung größer als die Kapazität einer Diskette, müssen Sie mehrere Disketten beschreiben und deutlich beschriften (Damit man erkennt was zusammengehört). Gebräuchlich ist dabei die Kennzeichnung 1/3 = die erste von drei Disketten, die zusammengehören! Dadurch steigt aber die Wahrscheinlichkeit, die Daten zu verlieren, denn eine beschädigte Diskette reicht aus, um ein ganzes Backup-Set unbrauchbar zu machen! Sie sollten sich überlegen, ob es nicht sinnvoll wäre, eine wiederbeschreibbare CD-ROM als Medium zur Tagessicherung einzusetzen.
6. Machen Sie gelegentlich sogenannte Recouveryübungen, um festzustellen, ob auch wirklich alles "an Bord" der Sicherungsdatenträger ist. Dies ist immer dann wichtig, wenn die Datenbank aus mehreren physischen Files besteht.
7. Die für die Wiederherstellung notwendige Software, z.B. WinZip (R) muss natürlich ebenfalls gesichert sein, andernfalls müssten Sie sich im Ernstfall am "eigenen Schopf aus dem Sumpf ziehen". 
8. Wenn Sie mehrere Datenbestände sichern, stellen Sie fest, ob diese synchron sein müssen, das heißt, ob sie immer genau zusammen passen müssen. Grundsatz : was zusammen gehört, wird auch zusammen gesichert.
9. Bevor Sie Ihr Genealogieprogramm upgraden, vergewissern Sie sich, dass Ihre Datenbanken gesichert sind und werfen Sie niemals Ihre alte Softwareversion weg. Wenn die neue Version die Datenbankstruktur so verändert, dass Sie mit der alten Version nicht mehr lesbar ist, testen Sie die neue Version erst ausgiebig, bevor Sie sie endgültig einsetzen. Die letzte Sicherung der Datenbank, die mit der alten Version bearbeitet wurde, heben Sie besonders gut auf.
10. Machen Sie sich nach dem Download der neuen Version Ihres Programms sofort mindestens zwei Kopien. Wo stellen Sie diese ab ? Richtig: eine in Ihrem Safe, die andere außer Haus. Das erscheint auf den ersten Blick übertrieben. Aber : laden Sie wirklich jeden Patchlevel herunter ? Ist die Sicherungskopie nach einem Jahr noch lesbar ? Wie eingangs gesagt, gut wenn man mehrere Kopien hat.
11. Wenn Sie mit eingescannten Photos und Dokumenten arbeiten, lohnt sich ein CD-ROM-Brenner erst recht. Denken Sie auch hier daran, wie viel Arbeitszeit und Geld in das Beschaffen der Dokumente investiert wurde.

Sie können die oben geschilderte Sicherung natürlich auch im kleineren Rahmen betreiben.

Bedenken Sie auf jeden Fall: Auch Disketten werden älter und somit anfälliger! Nach 3 bis 6 Monaten sollten Sie neue Disketten verwenden und die alten nach und nach ausmustern!

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Warum immer mehrere Sicherungsgenerationen ?

Klar, Ihr Rechner kann nur einmal geklaut werden, da würde die letzte Sicherung reichen. Es ist wegen der Risiken 4) und 5). Manchmal merkt man erst nach Tagen, dass ein Fehler passiert ist. Daher kann die eine oder andere Sicherung bereits überschrieben worden sein. Hat man mehrere Sicherungen, ist die Sicherheit im Crash-Fall einfach größer. Leider hat gerade FamilyTreeMaker das Problem, dass ein nach Systemabsturz entstandener Fehler in der Familiendatei erst dann auffällt, wenn man mal wieder auf den betroffenen Familienzweig zugreift. Gerade in einem solchen Fall kann es hilfreich sein, auch noch auf alte Sichrungen zurückgreifen zu können. Alternativ können Sie es sich auch zur Gewohnheit machen, nach jedem ungewollten Beenden des Programms FamilyTreeMaker noch einmal aufzurufen und eine Liste aller enthaltenen Personen aufzurufen. Wird diese Liste problemlos erstellt können Sie davon ausgehen, dass die Familiendatei keinen Schaden genomen hat.

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Wenn Ihnen die Disketten- oder CD-ROM-Brenner Lösung zu aufwendig erscheint, hier ist die einfachere Alternative, die aber nicht gegen die Risiken 1) und 2) schützt :

Installieren Sie sich eine zweite Festplatte, eine richtige zweite Festplatte, nicht eine zweite Partition auf der einzigen Festplatte Ihres Computers. Diese zweite Platte kann sogar ein bißchen kleiner sein, als die erste.

Auf dieser Platte legen Sie hauptsächlich Sicherungen ab. Am besten WINZIP Archive. Alternativ zu 10 Diskettengenerationen legen Sie 10 Verzeichnisse an. Hierher können Sie dann auch nach jeder Familienstammbaum-Sitzung ein Backup kopieren.

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Auch noch zu aufwendig ? Dann besteht immerhin noch folgende Möglichkeit :

Auf Ihrer einzigen Festplatte richten Sie ein Verzeichnis ein, das da heißen könnte : "Sicherungen". Dieses unterteilen Sie so, wie Sie eine separate Festplatte unterteilen würden. In dieses Sicherungsverzeichnis legen Sie nur Sicherungen ab. Am besten WINZIP Archive. Alternativ zu 10 Diskettengenerationen legen Sie pro Produkt 10 Unter Verzeichnisse an, die Sie im Rotationsverfahren überschreiben.

Sie müssen sich bei dieser Minimallösung aber im klaren sein, dass Ihre Daten nur gegen Softwarefehler und Fehlbedienung geschützt sind. Nicht gegen Plattencrash, nicht gegen Computertotalschaden und auch nicht gegen böse Buben.

Was gibt es zu bedenken, wenn ich wirklich mal auf die Sicherungsdatei zurückgreifen muss?

Im Falle eines Crash gilt insbesondere im Fall vom Schäden, die durch Fehlbedienung oder Programmprobleme hervorgerufen wurden :

1. Nie eine Sicherungkopie direkt mit dem (vielleicht fehlerhaften) Programm eröffnen. Es besteht die Gefahr, dass sich der "Crash" wiederholt, jetzt aber mit der Sicherung,und damit ist diese auch noch weg.
2. Vor dem Weiterarbeiten eine Arbeitskopie der letzten Sicherung anlegen und damit weiter experimentieren.
3. Grundregel : Sicherungsbestände sind immer "Read-Only".
4. Kann beim Einsatz einer CD-ROM natürlich nicht passieren, ein weiterer Vorteil dieses Mediums.
   

Vieles, was hier aufgeführt ist, mag Ihnen übertrieben erscheinen. Letztendlich müssen Sie selber wissen, wie wichtig Ihnen Ihr Hobby ist. Aber eines ist sicher :

Nur mit regelmäßigem Backup zu arbeiten, ist professionell.

Im Ernstfall droht

- Unternehmen mit EDV, die unzureichende Datensicherung betreiben, der Konkurs.

- Computer-Genealogen, die Ihre Stammbaumdatenbank nicht sichern, das Ende Ihres Hobbies.

(Die Grundversion des obigen Textes wurde mir freundlicherweise zur Verfügung gestellt von Herrn Gerhard Bauch, Softwareentwickler)

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 Wie erstelle ich eine Sicherungsdatei mit Family Tree Maker 2006?

Sie haben neue Daten eingegeben und wollen das Programm beenden? Familienstammbaum speichert automatisch alle Daten sogar in doppelter Ausführung ab. 

ABER: Folgendes sollte wegen oben beschriebener Umstände eine Angewohnheit von Ihnen werden, bevor Sie das Programm schließen: Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den Menuepunkt Datei, und wählen Sie hier: Familiendatei sichern.

Hier haben Sie nun die Wahl: Sie können die Sicherungskopie auf Diskette erstellen lassen, in das Verzeichnis von Familienstammbaum, oder in ein anderes Verzeichnis und dieses im günstigsten Fall auf einer zweiten Festplatte. Das Arbeitsverzeichnis ist dabei die ungünstigste Lösung! Über die Taste Dateiname oder Verzeichnis ändern können Sie das Eigene Verzeichnis bestimmen.

Nach dem OK komprimiert Familienstammbaum die Familiendatei und kopiert sie an den gewünschten Ort.

Einen zusätzlichen Schutz bringt wie gesagt das Deponieren einer aktuellen Datei auf Diskette oder CD an einem Ort außerhalb des eigenen Hauses, z.B. am Arbeitsplatz, bei den Eltern oder in einem Schließfach bei der Bank. ;-)